Quatro investimentos para ter sucesso em uma economia em dificuldades

A maioria das empresas prioriza o corte de custos durante as crises econômicas, eliminando tudo o que não é crítico para o negócio principal. Mas essa mentalidade torna fácil esquecer por que sua empresa existe em primeiro lugar: vender o melhor produto ou serviço do mercado. Nesta economia incerta, aqui estão os quatro investimentos que toda empresa precisa para enfrentar a tempestade, ações Bhavin Shah, CEO da Moveworks.

O S&P 500 tem sido uma montanha-russa desde 2018: alta de 41%, queda de 33%, alta de 111% e agora, finalmente, uma queda de 23%. É esta última queda que está gerando temores de uma recessão total. Mesmo que os preços das ações se mantenham estáveis ​​pelo resto do ano, 2022 seria o sétimo ano com pior desempenho em registro.

Os líderes de negócios precisam fazer uma mudança sutil, mas importante, no foco – longe de simplesmente cortar custos e em direção à eficiência máxima.

Para fazer isso, você realmente precisa investir mais nos sistemas e processos que você já possui: seu conhecimento, suas aprovações, suas licenças de software e seus problemas de funcionários.

Seu conhecimento

Quantos de seus funcionários realmente usam as perguntas frequentes, artigos de conhecimento e guias de solução de problemas que você criou para ajudá-los? Analisei dados de milhares dessas bases de conhecimento em algumas das maiores empresas do mundo. A realidade é que 75% dele nunca é lido uma única vez.

Na maioria das vezes, os funcionários farão perguntas que você já respondeu na página 47 do guia de solução de problemas de VPN. E mesmo que encontrem o guia, provavelmente não encontrarão o único parágrafo que possa ajudá-los. Isso corrói a produtividade de duas maneiras: os funcionários gastam seu tempo procurando o conhecimento que vive profundamente em sua organização e os gerentes gastam seu tempo respondendo às mesmas perguntas repetidamente.

Para combater isso, é preciso entender como os funcionários buscam conhecimento para obter ajuda hoje. Onde eles estão indo para obter informações? Eles estão no sistema errado? Sua pesquisa está apresentando os resultados errados? Ou eles estão encontrando o artigo de conhecimento certo e ainda não descobriram a resposta? Você precisa descobrir quais elementos do processo estão quebrados e abordar cada parte.

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Suas aprovações

Você sabe o tempo médio que os funcionários esperam pelas aprovações de TI, RH e finanças? Trabalhando com empresas de todo o mundo, descobri que algo tão simples quanto aprovar um novo laptop leva em média 10 horas.

Em grandes organizações, o processo de aprovação é uma teia complexa que envolve dezenas de sistemas e pessoas diferentes. Um pedido simples como comprar um novo laptop não deve levar 10 horas. Mas isso aumenta rapidamente se você estiver esperando que várias pessoas recebam a luz verde. Considere o seguinte: você envia uma solicitação para um novo laptop por meio do portal de TI, a solicitação fica em uma fila colossal de emissão de tíquetes até que a TI possa acessá-la, a TI entra em contato com seu chefe para aprovação e seu chefe finalmente confirma.

Embora 10 horas não pareçam muito, mais de um dia útil inteiro é perdido enquanto o funcionário espera. Multiplique isso por 500 aprovações por mês – dependendo do tamanho da empresa – e a quantidade de produtividade potencial perdida por mês é impressionante.

Já vi algumas das maiores empresas do mundo reduzirem o tempo de aprovação de 10 horas para apenas 9 minutos apenas automatizando esse processo. Para fazer isso, os líderes de negócios precisam de uma maneira para os gerentes aprovarem as solicitações dos funcionários onde eles já estão trabalhando – seja Slack, Microsoft Teams ou outra plataforma de colaboração. O aprovador só precisa clicar em “sim” ou “não” e o processo pode avançar em minutos em vez de horas.

Suas licenças de software

Quantos de seus funcionários realmente usam o software ao qual têm acesso? 37% das licenças de software nunca se acostume. Somente para as empresas americanas, isso representa um total de US$ 30 bilhões desperdiçados por ano.

Sabendo disso, as equipes de TI geralmente atribuem um membro da equipe para recuperar licenças não utilizadas. Mas uma tarefa simples como essa pode levar um analista de TI de duas horas a um dia inteiro para capturar quem usou uma ferramenta específica nos últimos 90 dias. A mesma pessoa gasta mais tempo criando mensagens personalizadas para cada funcionário que precisa de uma licença revogada para manter a confiança.

Em vez disso, você precisa determinar exatamente quais partes desse processo exigem informações do especialista ou funcionário de TI e quais são bons candidatos para automação. Por exemplo, os especialistas de TI podem se concentrar em trabalhos mais impactantes quando não estão gastando seu tempo auditando licenças de software e enviando e-mails perguntando se essas licenças podem ser revogadas. Mas o funcionário deve decidir se quer ou não manter sua licença ou abandoná-la. Isso também libera as equipes de TI para se concentrarem em sua maior prioridade: permitir que os funcionários sejam produtivos.

Seus problemas com funcionários

Então, como você sabe quais artigos de conhecimento precisam ser melhorados? E como você sabe se os tempos de aprovação estão impactando negativamente a produtividade de seus funcionários? Ou como você quantifica a quantidade de dinheiro que está perdendo após um ano com licenças de software não utilizadas? Um relatório recente descobriu que 50% dos líderes de TI e RH não tem acesso aos dados sobre seus problemas mais prementes.

O motivo é que os CIOs e os líderes de TI historicamente se concentraram em tickets para entender onde eles precisam melhorar. A maioria pode dizer o tamanho do backlog, quantas violações de SLA eles tiveram ou o volume de problemas que enfrentaram a cada trimestre. Mas muito poucos deles podem dizer o tempo médio que sua equipe de vendas espera pela aprovação do software ou quantas pessoas na equipe de engenharia têm acesso ao software que nunca usam. Mas as últimas questões contam uma história muito maior sobre onde a empresa perde eficiência diariamente.

Em vez disso, os líderes de negócios precisam de dados que ofereçam uma visão holística da experiência do funcionário. Eles precisam entender exatamente quais problemas estão diminuindo a velocidade de cada equipe e quais mudanças precisam fazer antes que esses problemas afetem significativamente o resultado final. Se você trabalhar de trás para frente a partir desses insights reais e tangíveis, aumentar a eficiência se torna uma decisão informada em vez de uma reação automática.

Quais são seus pensamentos sobre essas estratégias de investimento? Compartilhe conosco em Facebook, Twittere LinkedIn.

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